Politique de confidentialité

PRELIO, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 109 227 181 (« nous », « notre », « nos »), s'engage à protéger la vie privée des utilisateurs de la plateforme Prefilio. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons vos données personnelles.

Pour les données des emprunteurs figurant dans un dossier instruit par une agence de courtage, c'est cette agence qui est responsable du traitement ; PRELIO agit alors en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD), sur ses instructions. Les demandes d'exercice de droits relatives à un tel dossier sont transmises à l'agence, que nous assistons pour y répondre.

Nous collectons les catégories de données suivantes :

3.1 Données d'identification

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone (optionnel)
• Photo de profil (optionnel)

3.2 Données professionnelles

• Entreprise d'appartenance
• Rôle et permissions
• Historique d'activité sur la plateforme

3.3 Données des dossiers de courtage

• Documents déposés (pièces d'identité, bulletins de salaire, avis d'imposition, etc.)
• Informations extraites par l'IA (revenus, charges, situation professionnelle)
• Notes et commentaires ajoutés aux dossiers
• Offres bancaires et simulations

3.4 Données techniques

• Adresse IP
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Logs de connexion et d'activité

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion de votre compte utilisateur et authentification.
• Fourniture des services de la plateforme (gestion de dossiers de courtage immobilier).
• Analyse automatique des documents par intelligence artificielle.
• Classification, extraction d'informations et génération de synthèses.
• Communication relative à votre utilisation du service (emails transactionnels).
• Transmission, sur instruction de votre courtier, aux outils qu'il a connectés lui-même (logiciel métier, logiciel comptable) — voir section 7.
• Localisation du bien financé (géocodage de son adresse, carte dans la synthèse du dossier) et aide à la saisie des adresses et des communes.
• Enrichissement de la fiche d'une agence ou d'un réseau à partir de registres et de sources publiques.
• Import de pièces depuis le Google Drive ou le OneDrive du courtier, à sa demande.
• Amélioration de nos services et développement de nouvelles fonctionnalités.
• Respect de nos obligations légales et réglementaires.
• Sécurité et prévention de la fraude.

Nos traitements reposent sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD) : fourniture des services de la plateforme, gestion des dossiers de courtage et analyse par intelligence artificielle des documents déposés. L'analyse IA constitue le cœur du service souscrit par le courtier (voir section 6) : elle relève de l'exécution du contrat, et non du consentement.
• Consentement (Art. 6.1.a RGPD) : dépôt des cookies de mesure d'audience et communications marketing. Ce consentement est retirable à tout moment, sans affecter la licéité des traitements effectués avant le retrait.
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f RGPD) : amélioration des services, sécurité de la plateforme, mesure de délivrabilité des emails (voir section 12).
• Obligation légale (Art. 6.1.c RGPD) : conservation des logs, obligations comptables.

La plateforme intègre des traitements automatisés reposant sur l'intelligence artificielle. Conformément au Règlement (UE) 2024/1689 (« AI Act ») et au RGPD, nous vous informons des éléments suivants.

6.1 Finalités et fonctionnement

• Classification automatique des documents déposés (identification du type de pièce).
• Extraction d'informations (revenus, charges, situation professionnelle).
• Rapprochement et contrôle de cohérence entre les pièces d'un même dossier.
• Calcul d'un score indicatif d'éligibilité et génération de synthèses et de projets d'emails.

6.2 Hébergement et traitement

Les traitements IA sont opérés via un service d'intelligence artificielle fourni par un prestataire spécialisé agissant comme sous-traitant, dans une région d'hébergement située dans l'Union européenne. Vos documents ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles d'IA, ni par PRELIO ni par ce prestataire.

Le texte lu de chaque pièce est conservé dans votre dossier aussi longtemps que la pièce elle-même, pour ne pas la relire à chaque analyse, et le résultat de l'analyse est restitué dans votre dossier. Le fournisseur ne conserve pas vos requêtes après leur traitement, sauf celles que ses filtres de sécurité signalent : elles peuvent alors être conservées jusqu'à 90 jours, dans la même région, tant que PRELIO n'a pas obtenu l'exemption de cette journalisation.

6.3 Base légale

L'analyse par IA constitue le cœur du service souscrit par le courtier ; elle repose sur l'exécution du contrat (Art. 6.1.b RGPD), et non sur le consentement.

6.4 Absence de décision entièrement automatisée

Les résultats produits par l'IA (extraction, score, synthèse) sont fournis à titre indicatif et destinés à éclairer l'analyse du courtier. Ils ne constituent pas une décision produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD : aucune décision (octroi ou refus de financement) n'est prise automatiquement sur le seul fondement de l'IA. Le courtier reste seul responsable de la vérification des informations et des décisions prises.

6.5 Transparence des contenus générés (AI Act, Art. 50)

Les synthèses et projets d'emails produits par l'IA sont identifiés comme tels dans l'interface. Conformément à l'article 50 du Règlement (UE) 2024/1689, un marquage lisible par machine de ces contenus générés sera mis en œuvre au plus tard le 2 décembre 2026 (délai de grâce prévu par le règlement).

Vos données peuvent être transmises à :

• nos sous-traitants techniques, par catégorie ci-dessous ;
• les autres utilisateurs de votre entreprise (selon leurs permissions et rôles) ;
• les outils que votre courtier a choisis et connectés lui-même (logiciel métier, logiciel comptable), sur son instruction et sous sa responsabilité : PRELIO exécute son instruction et ne transmet rien de sa propre initiative ;
• les autorités compétentes en cas d'obligation légale.

Nos sous-traitants techniques

PRELIO fait appel à des prestataires d'infrastructure, chacun pour une fonction précise, liés par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD. Conformément à l'article 13 du RGPD, ils sont présentés ici par catégorie — type de prestataire, activité confiée et localisation des données :

• fournisseur d'hébergement cloud — base de données et authentification ; données hébergées dans l'Union européenne ;
• fournisseur de stockage cloud — fichiers déposés dans les dossiers ; données hébergées dans l'Union européenne ;
• fournisseur de services d'intelligence artificielle (voir section 6) — lecture des pièces ; région de l'Union européenne, aucun entraînement sur vos données ;
• hébergeur de serveurs — traitements d'analyse ; France ;
• fournisseur de services d'envoi d'emails — emails transactionnels ; envoi depuis l'Union européenne, métadonnées et journaux d'envoi stockés aux États-Unis sous garanties appropriées (section 8) ;
• établissement de paiement — abonnements et options ; Union européenne et États-Unis sous garanties appropriées ; aucune donnée de carte bancaire ne transite ni n'est conservée chez PRELIO ;
• prestataire de signature électronique — mandat, DER, FIS, documents d'assurance ; France ;
• Google — hébergement des sites web et, sur votre choix, connexion par compte Google ; Microsoft — sur votre choix, connexion par compte Microsoft ; Union européenne, jetons d'authentification pouvant être traités hors Union européenne sous garanties appropriées ;
• Google — mesure d'audience du site, après votre consentement seulement (voir section 13).

La liste nominative de ces sous-traitants, leur localisation et le mécanisme encadrant chaque transfert figurent dans l'accord de traitement annexé à nos conditions générales de vente, comme le prévoit l'article 28 du RGPD ; toute agence cliente peut l'obtenir sur simple demande à contact@prefilio.com, et toute modification de cette liste lui est notifiée.

Services tiers techniques

Certaines fonctions de la plateforme font appel, depuis votre navigateur ou depuis nos serveurs, à des services tiers qui ne sont pas nos sous-traitants : ils reçoivent une donnée limitée, pour leur propre compte et sous leurs propres conditions.

• Aide à la saisie des adresses et des communes : les services publics français de l'adresse (Base Adresse Nationale, IGN, découpage administratif) reçoivent l'adresse ou la commune que vous tapez — aucun transfert hors Union européenne.
• Carte du bien financé : Google Maps reçoit les coordonnées géographiques du bien (pas son adresse) et l'adresse IP du courtier pour afficher la carte à l'ouverture de la synthèse d'un dossier. Google est responsable de traitement indépendant pour ce service, certifié au Data Privacy Framework. Pour un bien situé hors de France, l'adresse est d'abord localisée par un service cartographique tiers, depuis le navigateur du courtier, une fois par dossier.
• Import de pièces depuis votre Google Drive ou votre OneDrive, à votre initiative : seuls les fichiers que vous choisissez sont téléchargés dans votre navigateur puis déposés dans le dossier ; aucune donnée du dossier n'est envoyée à votre compte Google ou Microsoft.

Les données de vos dossiers sont hébergées et traitées dans l'Union européenne. Certains sous-traitants sont des sociétés établies aux États-Unis (voir la section 7) : un accès à distance depuis ce pays (support, exploitation) ou le stockage de métadonnées (emails, paiement) constitue un transfert. Ces transferts sont encadrés par :

• l'EU-U.S. Data Privacy Framework (décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023) pour les sous-traitants certifiés ;
• les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne pour les sous-traitants non certifiés DPF, complétées par des mesures techniques supplémentaires (chiffrement, hébergement des données dans l'UE).

• Données de compte : durée de la relation contractuelle + 3 ans.
• Données des dossiers créés dans Prefilio : 5 ans après clôture du dossier.
• Documents déposés dans un dossier créé dans Prefilio : 5 ans après clôture du dossier associé.
• Dossiers supprimés par votre courtier : le dossier, pièces comprises, n'est plus accessible ni traité dès la suppression, et reste récupérable 30 jours sur demande au support ; il est ensuite effacé définitivement, sauf obligation de conservation (facture de courtage, signature électronique en cours, demande d'exercice de vos droits en cours de traitement).
• Dossiers et documents importés depuis le logiciel métier de votre courtier : cette durée de 5 ans ne s'applique pas. Pour ces dossiers, PRELIO n'est pas le responsable de la conservation de la donnée — le logiciel métier reste le logiciel maître, qui la recrée à chaque synchronisation — et la copie détenue par PRELIO suit le sort de l'original.
• Texte extrait des pièces par la lecture automatique : même durée que la pièce dont il provient ; supprimé avec elle.
• Logs de connexion : 1 an.
• Sauvegardes de la base : sauvegardes quotidiennes conservées 7 jours — une donnée supprimée peut y subsister jusqu'à 7 jours avant d'en disparaître.
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale).

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles.
• Droit de rectification : corriger vos données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible.
• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements de vos données.
• Droit à la limitation : limiter le traitement de vos données.
• Droit de retirer votre consentement : à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : contact@prefilio.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) sur www.cnil.fr si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS).
• Chiffrement des données au repos.
• Authentification renforcée (OTP par email).
• Cloisonnement des données par entreprise, garanti au niveau de la base de données.
• Contrôle d'accès fondé sur les rôles.
• Journalisation des accès et des modifications.

Lorsque PRELIO envoie un email à un client final (invitation à compléter son dossier, relance, communication commerciale, acquittement DER), un pixel de mesure et une réécriture des liens hypertextes sont intégrés afin de mesurer le taux d'ouverture et de clic.

Les données collectées dans ce cadre sont :

• Date et heure d'ouverture de l'email.
• Type de client de messagerie (User-Agent normalisé).
• Adresse IP anonymisée (tronquée en /24 pour IPv4 ou /48 pour IPv6).
• URL cliquée (lien interne PREFILIO uniquement).

Conservation : ces données sont conservées 1 an, puis automatiquement purgées par un job programmé.

Désactivation : votre agence ou le réseau de courtage qui vous a contacté peut désactiver ce suivi à tout moment depuis les paramètres de l'agence. Vous pouvez également vous opposer à ce traitement en contactant contact@prefilio.com.

Base légale : intérêt légitime de PRELIO et de votre courtier à mesurer la délivrabilité et la pertinence des communications transactionnelles.

La plateforme utilise deux catégories de cookies :

• Cookies strictement nécessaires : authentification et gestion de la session préférences d'affichage (thème, langue). Exemptés de consentement conformément aux recommandations de la CNIL.
• Cookies de mesure d'audience : Google Analytics 4, avec adresse IP anonymisée, déposés uniquement après votre consentement (Consent Mode V2, refus par défaut).

Aucun cookie publicitaire n'est utilisé. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier votre choix à tout moment depuis la page Gestion des cookies, qui détaille la liste exhaustive des traceurs et leur durée de conservation.

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou via la plateforme. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles :
PRELIO (responsable du traitement)
Email : contact@prefilio.com